Chào mừng bạn đến Revue Kiến Thức Marketing Mỗi Ngày

Workflow Là Gì? Các Bước Thiết Kế Workflow Cho Content Marketing

Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on print

Tóm Tắt Nội Dung

Workflow Là Gì? Các Bước Thiết Kế Workflow Cho Content Marketing

Để các hoạt động content marketing diễn ra thuận lợi, các marketer cần đặt ra quy trình làm việc workflow) rõ ràng, chính xác để có thể quản lý các đầu việc một cách hiệu quả nhất.

Quy trình làm việc (workflow) có thể được hiểu là một thứ cần phải thực hiện để tạo ra nội dung cho mục đích tiếp thị. Khi các thành viên trong nhóm hiểu quy trình làm việc, họ hiểu công việc phải làm, trách nhiệm của họ, cách thực hiện các nhiệm vụ được chỉ định và các hướng dẫn sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Kế hoạch năm bước tạo ra quy trình làm việc dành cho content marketing. 

Bước 1: Kiểm tra định dạng nội dung

Bước cơ bản đầu tiên trong quá trình tạo nội dung chính xác nhất là phân loại định dạng nội dung. Lý do là mỗi loại định dạng trình bày nội dung khác nhau cho các đối tượng khác nhau. Chẳng hạn như: các bài viết dự định chia sẻ trên mạng xã hội ngắn hơn và súc tích hơn các bài viết dài hơn trên web.

Phân loại nội dung theo: 

  • Loại nội dung: Đó có thể là bài báo, slide trình chiếu, webinar, ảnh, video, bài đăng mạng xã hội,… 
  • Nền tảng: Nơi nội dung sẽ xuất hiện đầu tiên 
  • Nền tảng phụ: Những nền tảng nội dung sẽ được đăng tải sau
  • Những trường hợp hoặc lưu ý đặc biệt: Liệt kê những ghi chú đặc biệt cho nội dung, ví dụ nội dung được tài trợ hay nội dung hợp tác với Influencer,…

Xem thêm: Content Là Gì? Các Bước Viết Content Toàn Diện

Phân loại định dạng nội dung là bước đầu tiên của quy trình sản xuất nội dung.

Tại đây, các marketer chỉ nên tập trung vào các đầu việc chính và quan trọng trong workflow. Các bước phụ như xác định người phụ trách đầu việc, duyệt content, designer của nội dung,…. có thể để sau.

Bước 2: Liệt kê tất cả các nhiệm vụ cho từng định dạng nội dung

Các nhà tiếp thị nên trình bày chi tiết tất cả các nhiệm vụ cho từng định dạng nội dung trên từng nền tảng. Bắt đầu với các loại nội dung chính trong chiến dịch của bạn, bao gồm: B. Những bài viết đòi hỏi nhiều thời gian thực hiện hoặc những nội dung cần sự đầu tư lớn về nội dung.

Ở bước này, các nhà tiếp thị không cần phải xếp hạng thứ tự những việc cần làm theo thứ tự thời gian mà thay vào đó, hãy tập trung vào việc liệt kê chúng một cách đầy đủ chi tiết. Ví dụ:

  • Xác định chủ đề
  • Lên lịch xuất bản
  • Chỉnh sửa bản copy
  • Định dạng bố cục nội dung
  • Gửi nội dung đã thực hiện cho tác giả để sửa đổi/phê duyệt
  • Yêu cầu phản hồi về nội dung
  • Thiết kế và phát triển hình ảnh
  • Thu thập thông tin/nội dung của tác giả
  • Suy nghĩ về angle của nội dung
  • Phỏng vấn chuyên gia
  • Chỉ định tác giả thực hiện bài viết
  • Kiểm tra ngữ pháp/chính tả và phê duyệt bố cục.

Lưu ý một số nhiệm vụ trên có thể sẽ bao gồm nhiều bước phụ, ví dụ định dạng bố cục nội dung có thể liên quan đến việc thay đổi kích thước hình ảnh, thêm link; Hoặc cần thiết kế và phát triển hình ảnh để nâng cao ý tưởng / hướng nghệ thuật và quy trình biên tập cho bài viết của bạn. Do đó, các nhà tiếp thị nên cẩn thận để xác định các nhiệm vụ phụ có thể phát sinh khi liệt kê các nhiệm vụ chiến dịch.

Bước 3: Tổ chức công việc theo từng giai đoạn

Việc tổ chức các đầu tiệc theo từng giai đoạn sản xuất sẽ giúp các marketer nắm rõ được “timeline” cho ra đời sản phẩm. Việc sắp xếp hợp lý các đầu việc cho từng nhân sự cũng sẽ giảm thiểu tối đa thời gian thừa, và tận dụng hiệu quả nguồn lực trong quá trình thực hiện chiến dịch.

Tổ chức công việc theo từng giai đoạn sẽ giúp các marketer vạch ra quy trình làm việc liền mạch, trơn tru cho toàn bộ nhân sự trong nhóm làm việc.

Bước tiếp theo của xây dựng quy trình làm việc là sắp xếp các nhiệm vụ trên thành các giai đoạn: 

  • Tiền sản xuất: xác định chủ đề, brainstorm ý tưởng, xác định các nguồn bài viết, tìm kiếm chuyên gia về chủ đề, chỉ định người viết, thu thập thông tin tác giả,…
  • Sản xuất: viết nội dung hoặc nhận bài tác giả gửi, chỉnh sửa bài viết, thiết kế hình ảnh, gửi bản chính sửa cho tác giả hoặc cho các bên liên quan phê duyệt, dàn trang nội dung, kiểm tra ngữ pháp/chính tả và phê duyệt bố cục
  • Hậu sản xuất: lên lịch xuất bản, xuất bản nội dung, gửi nội dung, chia sẻ liên kết hoặc phân phối theo kế hoạch nội dung, thu thập số liệu, tạo báo cáo, chia sẻ báo cáo với các bên liên quan.

Bước này sẽ giúp các marketer vạch ra quy trình làm việc liền mạch, trơn tru cho toàn bộ nhân sự trong nhóm làm việc.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Xây Dựng Content Theo Hành Trình Của Khách Hàng

Bước 4: Phân công đầu việc cho nhân sự

Các nhà tiếp thị nên liệt kê những người họ cần trong quá trình tạo nội dung bằng cách làm theo các nhiệm vụ được nêu trong Bước 3. Hãy nhớ rằng một số nhiệm vụ cần được thực hiện bởi những người khác nhau, không chỉ một. Ví dụ, quyết định về chủ đề của một bài báo thường phải được xem xét bởi tác giả nội dung và cuối cùng là quyết định của người quản lý nội dung.

Phân công đầu việc là một bước quan trọng để marketer biết liệu họ đang thiếu hay dư nhân sự cho một quy trình tạo nội dung.

Đối với các công ty lớn, việc phân công nhiệm vụ có thể phức tạp hơn. Tuy nhiên, biết khi nào các marketer đang thiếu hoặc thừa nhân viên trong quá trình tạo nội dung vẫn là một bước quan trọng. Điều này giúp các nhà tiếp thị xác định các khiếm khuyết và tìm ra giải pháp kịp thời. Một mẹo nhanh, các marketer nên tạo các biểu đồ nhiệm vụ một cách trực quan. Mọi người thường nhớ hình ảnh tốt hơn lời nói.

Bước 5: Thực thi workflow

Các marketer đã có đủ những đầu việc, thứ tự thực hiện và những nhân sự cần thiết để triển khai nội dung. Bước cuối cùng của quy trình làm việc là thực thi những đầu việc trên. Sau đó hãy sử dụng workflow này như một quy trình chuẩn cho những nội dung tương tự để nhân sự quen với công việc một cách nhanh nhất.

Xem thêm: Content Writer Là Gì? Những Điều Cần Biết Dành Cho Newbie

Bước cuối cùng của quy trình làm việc là thực thi những đầu việc đã vạch ra.

Những công cụ quản lý workflow online và miễn phí như Airtable, Trello, hay Monday sẽ tăng hiệu quả công việc đáng kể.

Lưu ý quy trình trên chỉ mang tính khái quát và có thể thay đổi dựa vào tính chất của công việc, các marketer nên hiểu rõ về doanh nghiệp, khách hàng cũng như nhóm làm việc của mình để tạo ra workflow làm việc phù hợp nhất.

Khám phá thêm TẠI ĐÂY.

Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on print

Đăng ký nhận bảng tin

Khám phá mới của Revue